La tenuta

Il libro degli associati, il libro delle adunanze delle assemblee, il libro delle adunanze dell’organo di amministrazione e il registro volontari, sono tenuti a cura dell’organo di amministrazione, mentre gli altri libri sono a cura dell’organo a cui si riferiscono.

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Le modalità di compilazione

La compilazione dei libri sociali varia a seconda delle regole interne dell’associazione. Si ricorda da un lato la necessità di avere libri sociali completi ed esaustivi, dall’altro il principio di minimizzazione del dato raccolto anche ai fini del diritto alla riservatezza.

Quindi nel decidere che dati si devono raccogliere per compilare i libri sociali, l’ente si deve chiedere quali siano realmente necessari per individuare, convocare e contattare questo socio o, nel caso del registro volontari, per assicurare questo volontario e limitarsi solo ai dati strettamente necessari.

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L'inalterabilità delle scritture nei libri sociali

Nella tenuta dei libri sociali è fondamentale garantire l’inalterabilità delle scritture.
La veridicità dei libri e il loro valore legale sono fondamentali in quanto si tratta di documenti che rispondono all’esigenza di tutelare l’ente in caso di eventuali controlli.

Per il rispetto del principio di inalterabilità dei libri sociali, è importante garantire:
• immodificabilità: una volta scritti, i contenuti non possono essere alterati senza che ne sia lasciata traccia;
• autenticità e temporalità: si deve poter dimostrare chi ha scritto, cosa è stato
scritto e quando;
• leggibilità e integrità: il contenuto deve poter essere letto, compreso e riprodotto senza che il tempo lo deteriori.

Per assicurare questi requisiti nei libri sociali digitali, il legislatore richiama il principio di inalterabilità e data certa. Per rispettarlo, può essere sufficiente apporre almeno una volta l’anno la marcatura temporale e la firma digitale all’ultima versione del libro sociale (es. dopo l'aggiornamento dei libri o l'approvazione del bilancio) ma potrebbe essere comunque opportuno farlo più frequentemente. Ad esempio, un Ets che ha un elevato turnover di volontari e attività a rischio, per poter dimostrare in sede assicurativa l’inoppugnabilità dei propri libri sociali, potrebbe apporre marcatura temporale e firma digitale ad ogni modifica. Questa è la modalità minima prevista, ma non l’unica: l’ente può adottare sistemi più rigorosi. Per rispettare l’inalterabilità delle scritture, ogni Ets può modulare il livello di sicurezza a seconda delle proprie esigenze. Ad esempio, un Ets potrebbe decidere di applicare un livello di certezza del documento minimo per il libro associati, come visto secondo il codice civile con l’apposizione di marcatura temporale e firma digitale una volta all’anno. Di contro, lo stesso Ets potrebbe contemporaneamente scegliere invece di adottare dei sistemi di sicurezza più elevati per il libro dei verbali dell’organo di amministrazione, come l’apposizione di marcatura temporale e firma digitale ad ogni singolo verbale prima dell’archiviazione.

Si ricorda che il livello più alto di sicurezza nella tenuta dei libri sociali digitali è quello di trasformarli in “documenti informativi” nel rispetto del regolamento Cad.

ATTENZIONE!

Spesso la digitalizzazione è percepita come semplificazione, ma richiede attenzione tecnica e soprattutto non tutti i documenti digitali sono validi come libri sociali.

QUANDO UN LIBRO SOCIALE DIGITALE POTREBBE NON GARANTIRE IL RISPETTO DELLE CARATTERISTICHE DI IMMODIFICABILITÀ, AUTENTICITÀ, TEMPORALITÀ, LEGGIBILITÀ ED INTEGRITÀ

Non tutti i tipi di documenti digitali possono essere validi come libri sociali digitali.
Esempi di documenti che potrebbero non garantire il rispetto di tutte le caratteristiche necessarie per i libri sociali digitali:
• IMMAGINI SCANNERIZZATE (.JPG, .PNG, .BMP): facilmente modificabili, non garantiscono integrità;
• FILE WORD O EXCEL NON FIRMATI: modificabili senza tracciatura, non idonei alla conservazione;
• PDF NON CERTIFICATI: possono essere alterati con software specifici.
• DOCUMENTI CON FIRMA SCANSIONATA: non garantiscono autenticità né integrità;
• DOCUMENTI ARCHIVIATI IN SISTEMI NON SICURI: cloud non protetti o senza backup.

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Leggibilità nel tempo

Per garantire la leggibilità e la conservazione nel tempo dei documenti associativi, in particolare dei libri sociali, è importante mettere in atto delle misure adeguate, come l’utilizzo di carta di buona qualità o evitare l’esposizione diretta a luce e umidità dei documenti, introdurre l’utilizzo di supporti, come scatole e cartelline per una conservazione e leggibilità durature.

Affinché la digitalizzazione sia una risorsa anche per quanto riguarda la conservazione e la leggibilità nel lungo periodo è importante utilizzare formati di file standard e aperti (non di proprietà), supportati da più piattaforme o comunque compatibili con diverse versioni di hardware e software come il formato pdfA, in modo tale da garantire l’accessibilità anche tra molti anni.
Può essere utile anche salvare gli stessi documenti in diversi formati in modo da aumentare le probabilità di accessibilità nel corso del tempo. In questo senso si è articolato anche il registro unico nazionale del Terzo settore (Runts) nel richiedere il formato pdfA dei documenti depositati.

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Come gestire le correzioni

È possibile correggere gli errori formali nella compilazione dei libri sociali, ma è senz’altro vietato non dare evidenza e anzi occultare l’errore materiale, ad esempio con abrasioni e cancellazioni, senza che siano leggibili le parole cancellate.
“…sono presenti all’assemblea degli associati 37 38 associati…”

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La numerazione delle pagine

La funzione delle pagine numerate progressivamente ha proprio l’utilità di dare evidenza di eventuali occultazioni di interi verbali o parti del libro sociale. Pertanto, se un intero verbale è sbagliato, non si eliminerà dal libro sociale, ma si andrà a rettificare con un successivo verbale.

Nella tenuta digitale, potrebbe essere più facile alterare contenuti o numerazione, o falsificare con “copia-incolla” firme scansionate.

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RICORDA!

Alterare un verbale è sempre illecito, anche se non più reato dal 2016.