I verbali dell’organo di amministrazione, dell’organo di controllo e di eventuali altri organi sono particolarmente rilevanti in tema di responsabilità civile in quanto rappresentano la prova delle singole deliberazioni assunte.
Ogni organo delibera specificamente in base alle proprie competenze rispetto a quanto previsto dalla normativa e dallo statuto.

Ad ogni verbale è consigliato allegare:
• copia della lettera di convocazione che dimostri l’avvenuto invio a tutti i componenti e il rispetto dei tempi di convocazione come da statuto;
• gli allegati che sono stati oggetto di discussione.

Il contenuto della delibera varia naturalmente a seconda dei casi: è importante trovare un equilibrio tra l’esaustività del verbale che riporti quanto è effettivamente stato discusso e la necessità di una sintesi che risulti comprensibile anche a chi non era presente.

Generalmente i contenuti minimi di un verbale sono i seguenti:
• ora e data di convocazione;
• sede dell’adunanza;
• modalità di convocazione;
• elenco presenti, dando evidenza alla presenza di uditori e di eventuali terzi (es. il direttore dell’organizzazione);
• ordine del giorno (corrispondente all’ordine del giorno della convocazione);
• verifica dei quorum costitutivi per la validità della costituzione dell’organo;
• nomina del presidente e del segretario verbalizzante (entrambi possono non coincidere con presidente e segretario dell’organizzazione);
• svolgimento delle attività;
• modalità di votazione;
• disposizioni sul voto come da statuto o regolamento (chi ha diritto, con che modalità, eventuali preclusioni al voto, etc.);
• risultati delle votazioni;
• delibere adottate ed allegati;
• ora di chiusura dei lavori;
• firma del presidente e del segretario verbalizzante.

Per la tenuta in formato digitale è importante far riferimento agli approfondimenti riportati nelle precedenti sezioni di questa guida.