Se nell’organizzazione sono presenti volontari, è obbligatorio tenere anche un apposito registro.
Il registro volontari deve contenere l’elenco di tutti coloro che svolgono attività di volontariato non occasionale. Se presenti volontari occasionali, l’organizzazione può scegliere se inserirli nel registro dei volontari o se istituire una sezione separata in cui iscriverli.
NB: tutti i volontari (continuativi e occasionali) devono essere assicurati per lo svolgimento delle attività di volontariato.

L’associazione che abbia una o più sedi secondarie può adottare una “sezione separata” del registro dei volontari cartaceo tenuto presso la sede operativa la cui cura sia affidata a una persona preposta, a condizione che:
• sia deliberato dall’organo di amministrazione,
• vengano adottate modalità di tenuta che evitino la duplicazione delle registrazioni,
• ne sia data corretta informazione alla società assicuratrice
• vengano effettuate verifiche periodiche da parte dell’organo di amministrazione.
È possibile, quindi, l’istituzione di più registri volontari relativi a singole sedi purché siano regolarmente vidimati e garantiscano la certezza delle scritture.

Modalità di tenuta

Il registro volontari è l’unico libro sociale per cui vige l’obbligo di una vidimazione che può essere effettuata da un notaio o da altro pubblico ufficiale abilitato a questi adempimenti, come il segretario comunale. La vidimazione è utile ai fini assicurativi ed è necessaria per garantire la veridicità del documento ed evitarne l’alterazione.

Il registro deve prevedere:
• numerazione progressiva delle pagine;
• bollatura in ogni pagina;
• apposizione della dichiarazione da parte dell’autorità che ha bollato le pagine del numero complessivo delle stesse.

I dati da riportare nel registro volontari sono i seguenti:

• codice fiscale
• in alternativa, generalità e luogo e data di nascita;
• residenza o domicilio;
• data di inizio dell’attività di volontariato
• data di cessazione dell’attività di volontariato.
A questi dati obbligatori potranno naturalmente essere aggiunti eventuali dati del volontario che si consideri necessario riportare.

PER LA GESTIONE DEI VOLONTARI CONSULTA IL VADEMECUM “INDOVINA CHI FA VOLONTARIATO”

Come gestire il registro volontari rispetto all’obbligo assicurativo
La rilevanza del registro dei volontari – oltre che per aspetti come la dimostrazione dell’effettiva presenza dei volontari o della prevalenza della loro attività nell’associazione – emerge in modo particolare in relazione all’obbligo assicurativo. Basti pensare alla necessità, in caso di sinistro, di provare alla compagnia assicurativa che una determinata persona fosse effettivamente iscritta come volontario al momento dell’evento.

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RICORDA!

Nel registro volontari è obbligatoria la bollatura in ogni pagina sul cartaceo. Nel digitale si può optare per modalità che assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte.
In generale, per la tenuta in formato digitale è importante far riferimento agli approfondimenti sopra riportati.