Come ogni scelta gestionale, anche quella di tenere i libri sociali in formato digitale ha per un ente dei punti di forza e dei punti critici.

PUNTI DI FORZA

• etica e sostenibilità (collegati all’evidente riduzione del consumo della carta e delle emissioni per stampa);
• riduzione dei costi;
• miglioramento dell’efficienza e dell’organizzazione della gestione documentale;
• agevolazione nella ricerca di una informazione (es. cercare rapidamente il nominativo di un associato o ricercare per parola chiave il contenuto di un verbale).

Questo però è vero solo se l’ente è già strutturato per una gestione digitale; se invece non ha accessibilità ad alcun strumento di archiviazione digitale e decide di acquistare un software di archiviazione dei documenti digitali
oppure possiede già degli strumenti appropriati ma non ne fa un efficace l’utilizzo, l’operazione perde di economicità e efficienza.

PUNTI CRITICI

• accesso incontrollato;
• alterazione dei contenuti;
• complessità della gestione.

Molto dipende quindi da come è organizzato l’ente.
È da escludersi dunque che vi siano punti di forza o di criticità in termini assoluti e il tutto va ponderato in relazione alle dimensioni e all’organizzazione dell’ente.
L’adozione dei libri sociali digitali richiede, e anzi può essere la buona occasione, per una accurata autovalutazione su procedure di aggiornamento, accesso e sicurezza dei documenti dell’ente.