Gli atti e i fatti della vita associativa, nella pratica quotidiana, vengono documentati soprattutto attraverso i verbali. Sono la principale prova delle attività associative e con la loro sottoscrizione il verbale assume il valore di una dichiarazione di scienza che “certifica” la corretta tenuta documentale e può essere impugnato facendo ricorso a qualsiasi mezzo di prova e non necessariamente con querela di falso.

RICORDA!

La firma nel verbale ha valore legale ed è lo strumento che prova la provenienza delle dichiarazioni. Va ricordato che, in alcuni casi, la firma successiva alla formazione del documento è connessa all’esigenza di predisporre una bozza del verbale da sottoporre all’approvazione dei partecipanti. In un simile caso la soluzione potrebbe essere quella di specificare, all’interno del verbale, che il documento è stato firmato in un momento successivo alla data della sua adozione, così da ovviare alla predetta necessità. Alterare un verbale è sempre illecito, anche se non più reato dal 2016.

Considerando che il verbale è una scrittura privata, risulta evidente che questo è il libro sociale, per il quale più di tutti è fondamentale la formalità della sottoscrizione.
L’unico riferimento normativo sul tema è quello della sottoscrizione di un “documento informatico”, come disciplinato dal Cad, che è valido solo se:
• il documento è firmato con firma elettronica qualificata,
oppure
• è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo che ha i requisiti tecnici contenuti nel regolamento Cad.