Il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee è importante in quanto riporta il cuore della partecipazione, democraticità e trasparenza di un’organizzazione. È di fatto la prova dell’effettiva vita associativa in un ente. L’assemblea delibera specificamente in base alle proprie competenze rispetto a quanto previsto dalla normativa e dallo statuto. Nel libro delle assemblee vanno riportate tutte le adunanze assembleari. Si ricorda che devono essere trascritti anche i verbali per atto pubblico.

Ad ogni verbale di assemblea è consigliabile allegare:
• copia della lettera di convocazione che dimostri l’avvenuto invio a tutti i soci aventi diritto e il rispetto dei tempi di convocazione come da statuto;
• elenco presenti o “foglio firme” da cui sia possibile evincere i soci presenti;
• gli allegati che sono stati oggetto di discussione dell’assemblea;
• eventuali deleghe, laddove previste in statuto.

Si ricorda che eventuali documenti approvati (es. il bilancio economico) sono da riportare nel libro delle assemblee. Il contenuto della delibera varia naturalmente a seconda dei casi: è importante trovare un equilibrio tra l’esaustività del verbale che riporti quanto è effettivamente stato discusso in assemblea e la necessità di una sintesi che risulti comprensibile anche a chi non era presente.

Generalmente i contenuti minimi di un verbale di assemblea sono i seguenti:
• ora e data di convocazione (se in seconda convocazione bisogna specificare che la prima è andata deserta);
• sede dell’adunanza;
• modalità di convocazione dei soci;
• soci presenti in proprio o per delega (se consentito dallo statuto);
• amministratori presenti;
• membri organo di controllo o altri organi presenti;
• ordine del giorno (corrispondente all’ordine del giorno della convocazione);
• verifica dei quorum costitutivi per la validità dell’assemblea, specificando se in prima o seconda convocazione;
• nomina del presidente dell’assemblea e del segretario verbalizzante (entrambi possono non coincidere con presidente e segretario dell’organizzazione);
• svolgimento delle attività assembleari;
• modalità di votazione;
• disposizioni sul voto come da statuto o regolamento (chi ha diritto, con che modalità, eventuali preclusioni al voto, etc.);
• risultati delle votazioni;
• delibere adottate ed allegati;
• ora di chiusura dell’assemblea;
• firma del presidente e del segretario verbalizzante.

Per la tenuta in formato digitale è importante far riferimento agli approfondimenti riportati nelle precedenti sezioni di questa guida.