Ecco alcuni spunti per verificare quanto sia sicuro adottare la modalità digitale o tenere quella analogica nella tenuta dei libri sociali.

In particolare, ecco alcune domande da porsi:

• L’ente utilizza/non utilizza un software per la tenuta dei libri sociali e/o contabili?
• L’ente utilizza un proprio software o un software fornito da una rete associativa cui aderisce?
• Il software utilizzato, al fine di verificare una eventuale alterazione delle scritture quali delle seguenti funzionalità garantisce:
  ▶ registrazione degli accessi;
  ▶ marcatura temporale;
  ▶ firma digitale;
  ▶ registrazione delle modifiche effettuate.
• L’ente lavora su sistemi in cloud?
• L’ente utilizza altri gestionali?
• Più/meno della metà dei consiglieri utilizza correttamente la firma digitale?

Le risposte a quesiti di autovalutazione come questi riportati possono orientare la valutazione e la scelta relativa alla digitalizzazione o meno dell’ente.

I profili che ne possono nascere sono riconducibili a tre:

• ORGANIZZAZIONE NON DIGITALIZZATA: più tradizionale, che può mantenere o adottare la modalità di tenuta cartacea dei libri sociali oppure ha necessità di approfondire e studiare le principali modalità digitali.
• ORGANIZZAZIONE DI MEDIA DIGITALIZZAZIONE: digitalizzata ma che può applicare una sola modalità di digitalizzazione, ad esempio affidandosi ad un software di archiviazione che garantisce l’integrità del documento associandovi dei dati che rendono possibile rilevare qualsiasi modifica;
• ORGANIZZAZIONE MOLTO DIGITALIZZATA: evoluta, può affiancare più forme di digitalizzazione.

Non è detto che un ente mantenga un solo modello di digitalizzazione per sempre: una organizzazione oggi poco digitalizzata può - e deve - aspirare a un modello informaticamente più avanzato, anche attraverso il ricorso alle opportunità di formazione e accompagnamento, come quelle messe a disposizione dai Csv o dalle reti associative sul territorio.

UNO SGUARDO AL FUTURO

Il futuro della gestione amministrativa degli Ets è sempre più “digitale”.
Pertanto, anche un ente che oggi non ritenga di possedere gli strumenti per gestire i libri sociali in questa modalità, è chiamato a valutare, nella programmazione delle proprie attività formative o di sviluppo, interventi finalizzati a migliorare il proprio livello di digitalizzazione. Lo scopo è quello di liberare tempo ed energie da “investire” nella realizzazione delle attività di interesse generale.