Un progetto di
REGISTRO VOLONTARI E LIBRO ASSOCIATI
Una Onlus in attesa di iscrizione al registro unico del Terzo settore, ha l’obbligo di redigere il registro dei volontari?
La Onlus non è obbligata ad avere volontari ma se si avvale di volontari devono essere assicurati e devono risultare nel registro.
Retroattività della data di inizio dell’attività volontaria
Iniziando da ora la tenuta del registro, per i volontari già attivi come si deve registrare la data di inizio? Deve coincidere con la data di inizio della tenuta del registro o deve essere indicata la data effettiva di inizio (avvenuta antecedentemente, e quindi indicata in modo retroattivo)? Per i volontari che già da anni prestano servizio nell'associazione la data da indicare nel registro dei volontari è quella effettiva da quando ha iniziato l'attività (es. 1/01/2000) oppure è la data di attivazione del registro dei volontari (es. 1/08/2022). Per i volontari che prestano servizio da anni, quale data dobbiamo indicare sul registro?
Fa fede la data di vidimazione ma è possibile indicare la data di effettivo inizio dell’attività di volontariato previa verifica di aver attivato la polizza in data contestuale o antecedente.
Cancellazione
Con quali modalità deve essere effettuata la cancellazione dal registro volontari?
Sul registro cartaceo è possibile inserire la data di fine attività di volontariato ed eventualmente, come prevedeva il dm del 14/2/1992, barrare e firmare ogni variazione del registro.
Sospensione attività
In caso di temporanea sospensione dell’attività di un volontario, dopo quanto tempo deve essere cancellato dal registro? Se dopo la cancellazione, il volontario dovesse riprendere l’attività, andrebbe inscritto come nuovo volontario, con una nuova data di inizio?
L’essenziale è che in costanza di attività di volontariato ci sia la copertura assicurativa e che il volontario sia effettivamente tale ai fini del computo dei volontari nelle organizzazioni di volontariato e nelle associazioni di promozione sociale. Se dopo la cancellazione il volontario rientra in attività, verrà inserito con la nuova data di inizio.
Ricopiatura del registro
Il registro dei volontari una volta vidimato deve essere ricopiato?
Deve essere compilato con i dati dei volontari in un momento successivo alla vidimazione.
Vidimazione registro cartaceo
Il registro volontari può essere timbrato da un segretario comunale di altro comune rispetto a quello della sede legale dell’associazione? I Comuni hanno l'obbligo di fornire il servizio di vidimazione gratuitamente o è una scelta discrezionale dell'ente?
Il dm del 6 ottobre 2021 (art. 3 co.1) precisa che la vidimazione del Registro volontari può essere fatto da un notaio o da un pubblico ufficiale a ciò abilitato. Con la nota ministeriale n. 12674 del 14 settembre 2022 il Ministero del Lavoro ha confermato che, pur non essendo espressamente elencato il segretario comunale tra i soggetti indicati, in qualità di pubblico ufficiale questi è compreso a tutti gli effetti nel novero dei soggetti titolati alla vidimazione del registro dei volontari, che può essere effettuata quindi presso gli Uffici Anagrafe del Comune della sede legale
Aggiornamento annuale nominativi volontari
Poniamo il caso ci sia un’associazione che ogni anno solare rinnovi i nominativi dei volontari, in quanto svolgendo attività in Ospedale con i bambini c’è un ricambio veloce. È corretto operare così?
Si potrebbe chiedere annualmente la disponibilità dei volontari ed eliminare dal registro quanti non confermano tale disponibilità.
Periodo di prova
L'aspirante volontario può fare un periodo di prova in associazione per capire se è l'associazione giusta per lui? In questo caso, deve essere da subito assicurato?
Chi effettua attività di volontariato anche occasionale deve essere in ogni caso assicurato.
Iscrizione soci nel registro dei volontari
Gli associati di una associazione di promozione sociale che svolgono attività di volontariato all'interno della stessa, devono essere iscritti nel registro dei volontari come tutti gli altri volontari? Anche loro devono essere compresi nella polizza assicurativa per i volontari?
Si.
Vidimazione registro dei soci
Sussiste l'obbligo di vidimazione anche per il registro dei soci?
No.
Vidimazione e data certa
Poniamo il caso di un’organizzazione che alla riunione del Consiglio accetti i nuovi soci e i volontari fissi, che sono tutti anche soci. I volontari firmano anche un contratto di messa a disposizione come volontari e per le mansioni che scelgono (generali o specifiche). La lista dei volontari soci viene stampata da excel, firmata e timbrata dal presidente, e la sera viene inviata via pec all'Assicurazione. Inoltre, ad ogni variazione di soci volontari, sia per la cancellazione che per l'iscrizione, si invia una mail di variazione all'assicurazione, in modo da dimostrare la data certa. In questo caso persiste l’obbligo di vidimazione da parte di ufficiali?
È obbligatoria l’attivazione del registro volontari con i contenuti indicati nel dm 6/10/2021, registro che deve essere vidimato.
Registro volontari occasionali e continuativi
È consigliabile tenere due registri separati per i volontari occasionali e per quelli continuativi? Entrambi i registri devono essere vidimati? Poniamo il caso in cui un’associazione non svolga un’attività quotidiana e che l’attività prevalente sia l’animazione del tempo libero di persone diversamente abili con periodicità media degli eventi mensile. In quel caso, può succedere che un volontario partecipi ad un evento e non all’evento successivo. Come si distingue tra volontari continuativi e occasionali? Si può creare una sezione separata dei volontari occasionali nel registro dei volontari? È obbligatorio? Operativamente, come si crea questa sezione nel registro?
La scelta è rimessa all’ente che potrà quindi avvalersi:
- di un unico registro volontari con una sezione dedicata ai volontari occasionali;
- di due distinti documenti, ossia il registro volontari continuativi e l’elenco dei volontari occasionali.
In ogni caso gli elementi da inserire negli elenchi sono i medesimi così come deve essere assicurata a tutti la tutela assicurativa.
Se parliamo di registro volontari in formato cartaceo si potrebbe ipotizzare di utilizzare un verso per l’inserimento dei volontari continuativi, l’altro per i volontari occasionali.
Tenuta elettronica del registro volontari
Un foglio Excel condiviso in drive può fungere da registro telematico dei volontari? Se si compila un foglio Excel, bisogna poi far vidimare i fogli stampati e presentati all'organo collegiale? Come si fa a dare data certa al registro informatico intendendo un foglio Excel? È possibile inserire il registro soci e il registro volontari sul proprio gestionale (ad esempio la piattaforma Veryfico) oppure su fogli di Google Drive e una volta l’anno creare un file xls con marca temporanea?
La gestione del registro volontari su foglio Excel – tenuta elettronica e non telematica – appare complessa.
Rispetto alla tenuta su supporto cartaceo consente di copiare in Excel i dati di persone che potenzialmente sono anche associati dell’ente. Perché possa essere tenuto il registro in modalità elettronica (cosa diversa dalla tenuta telematica) bisogna comunque garantire l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte avvalendosi della marca temporale e della firma digitale. Si pone però il tema della conservazione del registro gestito in modalità elettronica per cui l’unica soluzione appare la successiva stampa del registro su fogli previamente vidimati.
Bollatura
Sul registro cartaceo ci deve essere la bollatura annuale?
Si effettua nel momento in cui si attiva il registro, non annualmente.
Instaurazione del rapporto di volontariato e registro volontari
Anche l'ammissione dei volontari va deliberata dal Consiglio direttivo? Il volontario deve essere accettato obbligatoriamente dal consiglio o può essere nominato un responsabile? Va riportata sul registro cartaceo la delibera de Consiglio direttivo che convalida l'iscrizione del volontario? Si possono riportare i volontari in ordine alfabetico? Per la procedura di accettazione e uscita volontari, il Consiglio può nominare un responsabile che possa accettare i volontari, gestirli e di conseguenza gestire il registro e l’assicurazione in modo autonomo non coinvolgendo l'intero consiglio per ogni entrata o uscita?
Nel registro volontari non è necessario riportare la delibera del Consiglio direttivo che convalida l’iscrizione dei volontari: l’accoglienza dei volontari potrebbe essere anche delegata al coordinatore dei volontari, non è assimilabile alla instaurazione del rapporto associativo.
Il Decreto del Ministero dello sviluppo economico del 6 dicembre 2021 definisce i contenuti minimi e non la strutturazione del registro.
Sanatoria per la gestione pregressa
Nel caso in cui il registro dei volontari tenuto finora non sia conforme a quanto previsto dal CTS, pur essendo timbrato e vidimato, come si può ``regolarizzare``? Ovvero, è possibile prendere un nuovo registro con discontinuità da quello precedente? Oppure nello stesso registro ricominciare daccapo? Per quanto riguarda la data di iscrizione è possibile indicare come data di iscrizione quella effettiva del volontario anche se questa risulta precedente di qualche mese alla data di vidimazione del registro? Oppure è necessario indicare per quelli già in servizio come data di iscrizione quella di prima bollatura anche se i volontari stessi hanno già prestato opera? Non è quindi sufficiente il registro dei soci con pagine numerate e firmate solo dal legale rappresentante dell’associazione?
Sul tema non sono purtroppo intervenuti provvedimenti di prassi. Si ritiene in ogni caso possibile:
1) inserire nel registro volontari una data antecedente a quella di vidimazione del registro purché ovviamente coerente con la decorrenza della copertura assicurativa del volontario;
2) adottare un nuovo registro volontari in discontinuità con il passato.
Firma dell’annotazione
La firma di chi effettua l'annotazione non è indicata nel decreto, bisogna inserirla obbligatoriamente o è una prassi consigliabile?
A differenza del dm del 14/2/1992, non è previsto l’obbligo di barrare e firmare ogni variazione del registro ma rimane una prassi utile a dimostrare l’avvenuto aggiornamento del registro.
Obbligo registro volontari
Tutti gli enti del Terzo settore devono tenere il registro dei volontari?
Sì in presenza di volontari.
Registro telematico
Se si tiene il registro telematico, come ci si comporta per la vidimazione? Se si utilizza il registro volontari telematici attraverso un gestionale, come si fa a vidimarlo?
Si procede con le marche temporali e la firma digitale.
Il registro tenuto con sistemi elettronici e/o telematici può essere adottato solo se assicura l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte, anche con le modalità di cui all’art. 2215-bis, commi 2, 3 e 4 del Codice civile.
«2. Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.
- Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato.
- Qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il periodo annuale di cui al terzo comma».
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