Secondo il codice civile (art. 2215-bis) i libri sociali e le scritture contabili possono essere formati e tenuti con strumenti informatici purché rispettino le caratteristiche obbligatorie.

In generale, gli obblighi di numerazione e vidimazione, laddove previsti, si possono assolvere con marcatura temporale e firma digitale, apposte dal rappresentante legale o da un delegato almeno una volta all’anno. La firma digitale garantisce autenticità e integrità mentre la marcatura temporale certifica data e ora opponibili a terzi.

Per gli enti del Terzo settore non ci sono indicazioni normative specifiche sulla tenuta dei libri sociali digitali, se non per il registro volontari: il dm 6 ottobre 2021 conferma che può essere tenuto anche in formato digitale, se il sistema assicura inalterabilità e data certa. Per analogia, questa possibilità potrebbe valere anche per gli altri libri sociali.

In assenza di indicazioni specifiche, come è possibile tutelare il proprio ente sulla corretta tenuta dei libri sociali digitali?

Ci sono due principali opzioni:
•  Esiste una serie di misure di base che possono essere utili per adeguare i libri sociali in formato digitale alle caratteristiche obbligatorie sopra indicate (inalterabilità, data certa e leggibilità nel tempo). Queste indicazioni devono essere combinate in base alla struttura organizzativa dell’ente e alle sue reali necessità di tutela. In questa guida ne elencheremo alcune.

• Gli enti, invece, che abbiano la necessità di rendere completamente inoppugnabile i propri libri sociali, possono scegliere di renderli “documenti informatici”, facendo riferimento alle indicazioni contenute nel Cad (dlgs 82/2005) e nel Regolamento eIDAS (UE 910/2014).

NOTA BENE!

Non essendoci ad oggi regole applicabili nello specifico agli enti non lucrativi, le considerazioni e le proposte contenute in questo documento costituiscono delle linee guida e dei consigli strutturati, frutto di un’analisi fondata non solo sulla legislazione speciale del Terzo settore, ma anche sui regolamenti previsti per la Pubblica amministrazione, il diritto societario e la giurisprudenza sul tema.
La presente guida fa riferimento al paper di orientamento “I libri sociali degli enti del Terzo settore in modalità digitale: istruzioni per l’uso” redatto da Nataniele Gennari, avvocato specializzato in diritto degli enti del Terzo settore e delle cooperative, ed Elena D’Alessandro, responsabile dell’Area Consulenza del CSV Verona e componente dell’Area Consulenza di CSVnet.

LA NORMATIVA DI RIFERIMENTO

• Codice del Terzo settore (dlgs 117/2017): art. 82 (esenzione bollo), art. 3 D.M. 6/10/2021 (registro volontari).
• Codice civile: art. 2215-bis (libri sociali digitali).
• Cad (dlgs 82/2005): regole per documenti informatici, firme elettroniche e conservazione digitale. Applicabile anche ai privati (art. 2, c. 3).
• Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, emanate ai sensi dell’articolo 71 del Cad, vers.2024.
• Regolamento eIDAS (UE 910/2014): servizi fiduciari, marcatura temporale.