Il libro degli associati o aderenti raccoglie i dati e le informazioni dei soci che fanno parte dell’organizzazione. La sua tenuta è fondamentale per avere un quadro sempre aggiornato della base associativa dell’ente. È utile anche per avere un database completo dei riferimenti a cui inviare le comunicazioni e le convocazioni per le assemblee.

I DATI DA RIPORTARE

Ogni associazione può scegliere liberamente quali dati inserire in base alle specifiche esigenze. I dati principali generalmente consigliati da riportare per ogni associato sono i seguenti:
• dati anagrafici (luogo e data di nascita e residenza);
• codice fiscale;
• indirizzo a cui inviare le comunicazioni (mail, pec, cellulare, ecc.);
• data della delibera di ammissione dell’associato;
• data di cessazione del vincolo associativo (a seconda delle motivazioni, es. delibera di esclusione, comunicazione di recesso, ecc.).

Concretamente ciascuna pagina avrà un numero limitato di colonne (ovvero una per ciascun dato sopra elencato). Nel caso in cui un ex associato decida di rientrare nella compagine sociale, il nominativo di tale persona va riscritto ex novo. Questo libro sociale, infatti, deve documentare “movimento per movimento” tutte le iscrizioni o cancellazioni: si tratta di un utile accorgimento soprattutto nel caso in
cui sia necessario dimostrare l’esatto periodo in cui una persona è stata associata all’organizzazione.
È consigliabile che, soprattutto in enti con un elevato numero di soci, l’organizzazione abbia un foglio di calcolo digitale in cui tenere traccia e poter conteggiare più facilmente gli associati, al netto di eventuali cancellazioni.

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Per la tenuta in formato digitale è importante far riferimento agli approfondimenti riportati nelle precedenti sezioni di questa guida.