È necessario avere libri sociali completi ed esaustivi ma nel rispetto del principio di minimizzazione del dato raccolto, anche ai fini del diritto alla riservatezza.

Nel libro delle assemblee vanno riportate tutte le adunanze assembleari. Ad ogni verbale di assemblea è opportuno allegare:

• copia della lettera di convocazione che dimostri l’avvenuto invio a tutti i soci aventi diritto e il rispetto dei tempi di convocazione come da statuto;
• elenco presenti o “foglio firme” da cui sia possibile evincere i soci presenti;
• gli allegati che sono stati oggetto di discussione dell’assemblea;
• eventuali deleghe.

Il contenuto della delibera varia a seconda dei casi, ma è sempre importante trovare un equilibrio tra l’esaustività del verbale, che riporti quanto è effettivamente stato discusso in assemblea, e la necessità di una sintesi pratica.

Se lo statuto prevede la prima e seconda convocazione dell’assemblea, indicare sempre di che convocazione si tratta. Se l’assemblea in prima convocazione non si è validamente costituita, redigere il verbale di assemblea deserta e specificarlo in apertura di assemblea in seconda convocazione riportandolo nel relativo verbale.

Generalmente i contenuti minimi di un verbale di assemblea sono i seguenti:

• ora e data di convocazione;
• sede dell’adunanza;
• modalità di convocazione dei soci;
• soci presenti (in proprio o per delega se consentito dallo statuto);
• amministratori presenti;
• membri organo di controllo o altri organi presenti;
• ordine del giorno (corrispondente all’ordine del giorno della convocazione);
• verifica dei quorum costitutivi per la validità dell’assemblea, specificando se in prima o seconda convocazione;
• nomina del presidente dell’assemblea e del segretario verbalizzante;
• svolgimento dell’assemblea;
• modalità di votazione;
• disposizioni sul voto come da statuto o regolamento (chi ha diritto, con che modalità, eventuali preclusioni al voto, etc.)
• risultati delle votazioni;
• interventi (sia previsti sia spontanei dei partecipanti) riportandone sinteticamente il contenuto;
• delibere adottate ed allegati;
• ora di chiusura dell’assemblea;
• firma del presidente e del segretario.

L’assistenza del segretario non è necessaria nel caso di verbale redatto da un notaio.

È possibile tenere i libri sociali con sistemi elettronici e/o telematici qualora gli stessi assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte (firma digitale e marcatura temporale).

Il verbale è il documento che maggiormente certifica la partecipazione alla vita associativa e pertanto dovrà descrivere, non solo le modalità di partecipazione e di svolgimento della riunione, ma anche le modalità di espressione del voto.

Ogni delibera deve dimostrare i principi cardine dell’associazione, pertanto si rende necessario monitorare continuamente il loro rispetto durante la riunione:

• effettività del rapporto associativo;
• sovranità dell’assemblea;
• effettività della partecipazione alla vita associativa;
• libertà di intervento a tutti gli associati;
• eleggibilità libera degli organi amministrativi e democraticità nelle decisioni;
• corretto adempimento dei doveri degli amministratori;
• divieto di abuso di potere da parte degli amministratori.

Gli enti del Terzo settore disciplinano nello statuto le maggioranze necessarie (quorum) affinché l’assemblea ordinaria o straordinaria sia validamente costituita (quorum costitutivi) o affinché possa validamente deliberare su quanto all’ordine del giorno (quorum deliberativi).

Si ricorda di compilare il modello di esempio adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

Scarica l’esempio di verbale di assemblea ordinaria (o straordinaria) deserta

È necessario avere libri sociali completi ed esaustivi ma nel rispetto del principio di minimizzazione del dato raccolto, anche ai fini del diritto alla riservatezza.

Nel libro delle assemblee vanno riportate tutte le adunanze assembleari. Ad ogni verbale di assemblea è opportuno allegare:

• copia della lettera di convocazione che dimostri l’avvenuto invio a tutti i soci aventi diritto e il rispetto dei tempi di convocazione come da statuto;
• elenco presenti o “foglio firme” da cui sia possibile evincere i soci presenti;
• gli allegati che sono stati oggetto di discussione dell’assemblea;
• eventuali deleghe.

Il contenuto della delibera varia naturalmente a seconda dei casi, ma è sempre è importante trovare un equilibrio tra l’esaustività del verbale, che riporti quanto è effettivamente stato discusso in assemblea, e la necessità di una sintesi pratica.

Se lo statuto prevede la prima e seconda convocazione dell’assemblea, indicare sempre di che convocazione si tratta. Se l’assemblea in prima convocazione non si è validamente costituita, redigere il verbale di assemblea deserta e specificarlo in apertura di assemblea in seconda convocazione riportandolo nel relativo verbale.

Generalmente i contenuti minimi di un verbale di assemblea sono i seguenti:

• ora e data di convocazione;
• sede dell’adunanza;
• modalità di convocazione dei soci;
• soci presenti (in proprio o per delega se consentito dallo statuto);
• amministratori presenti;
• membri organo di controllo o altri organi presenti;
• ordine del giorno (corrispondente all’ordine del giorno della convocazione);
• verifica dei quorum costitutivi per la validità dell’assemblea, specificando se in prima o seconda convocazione;
• nomina del presidente dell’assemblea e del segretario verbalizzante;
• svolgimento dell’assemblea;
• modalità di votazione;
• disposizioni sul voto come da statuto o regolamento (chi ha diritto, con che modalità, eventuali preclusioni al voto, etc.)
• risultati delle votazioni;
• interventi (sia previsti sia spontanei dei partecipanti) riportandone sinteticamente il contenuto;
• delibere adottate ed allegati;
• ora di chiusura dell’assemblea;
• firma del presidente e del segretario.

L’assistenza del segretario non è necessaria nel caso di verbale redatto da un notaio.

È possibile tenere i libri sociali con sistemi elettronici e/o telematici qualora gli stessi assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte.

Il verbale è il documento che maggiormente certifica la partecipazione alla vita associativa e pertanto dovrà descrivere, non solo le modalità di partecipazione e di svolgimento della riunione, ma anche le modalità di espressione del voto.

Ogni delibera deve dimostrare i principi cardine dell’associazione, pertanto si rende necessario monitorare continuamente il loro rispetto durante la riunione:

• effettività del rapporto associativo;
• sovranità dell’assemblea;
• effettività della partecipazione alla vita associativa;
• eleggibilità libera degli organi amministrativi e democraticità nelle decisioni;
• corretto adempimento dei doveri degli amministratori;
• divieto di abuso di potere da parte degli amministratori.

Gli enti del Terzo settore approvano con assemblea ordinaria entro i termini previsti da statuto, il bilancio di esercizio che illustra voci di bilancio, andamento economico e finanziario dell’ente e perseguimento delle sue finalità statutarie (art. 13 dlgs 117/17) da pubblicarsi ogni anno entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio sul Runts, su modelli ministeriali dm 39/2020.

È obbligatorio approvare in assemblea anche il bilancio sociale solo per enti del Terzo settore con entrate superiori a un milione di euro, redatto secondo le Linee guida del DM 4 luglio 2019 (art.14 dlgs 117/17) da pubblicarsi ogni anno entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio sul Runts o se previsto dallo statuto.

Il bilancio preventivo non è obbligatorio ma se previsto dallo statuto è da approvarsi in assemblea ordinaria con le modalità e tempi disposti.

Si ricorda di compilare il modello di esempio adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

Scarica un esempio di verbale di assemblea ordinaria di approvazione del bilancio

È necessario avere libri sociali completi ed esaustivi ma nel rispetto del principio di minimizzazione del dato raccolto, anche ai fini del diritto alla riservatezza.

Nel libro delle assemblee vanno riportate tutte le adunanze assembleari. Ad ogni verbale di assemblea è opportuno allegare:

• copia della lettera di convocazione che dimostri l’avvenuto invio a tutti i soci aventi diritto e il rispetto dei tempi di convocazione come da statuto;
• elenco presenti o “foglio firme” da cui sia possibile evincere i soci presenti;
• gli allegati che sono stati oggetto di discussione dell’assemblea;
• eventuali deleghe.

Il contenuto della delibera varia naturalmente a seconda dei casi, ma è sempre importante trovare un equilibrio tra l’esaustività del verbale che riporti quanto è effettivamente stato discusso in assemblea e la necessità di una sintesi pratica.

Se lo statuto prevede la prima e seconda convocazione dell’assemblea, indicare sempre di che convocazione si tratta. Se l’assemblea in prima convocazione non si è validamente costituita, redigere il verbale di assemblea deserta e specificarlo in apertura di assemblea in seconda convocazione riportandolo nel relativo verbale.

Generalmente i contenuti minimi di un verbale di assemblea sono i seguenti:

• ora e data di convocazione;
• sede dell’adunanza;
• modalità di convocazione dei soci;
• soci presenti (in proprio o per delega se consentito dallo statuto);
• amministratori presenti;
• membri organo di controllo o altri organi presenti;
• ordine del giorno (corrispondente all’ordine del giorno della convocazione);
• verifica dei quorum costitutivi per la validità dell’assemblea, specificando se in prima o seconda convocazione;
• nomina del presidente dell’assemblea e del segretario verbalizzante;
• svolgimento dell’assemblea;
• modalità di votazione;
• disposizioni sul voto come da statuto o regolamento (chi ha diritto, con che modalità, eventuali preclusioni al voto, etc.)
• risultati delle votazioni;
• interventi (sia previsti sia spontanei dei partecipanti) riportandone sinteticamente il contenuto;
• delibere adottate ed allegati;
• ora di chiusura dell’assemblea;
• firma del presidente e del segretario.

L’assistenza del segretario non è necessaria nel caso di verbale redatto da un notaio.

È possibile tenere i libri sociali con sistemi elettronici e/o telematici qualora gli stessi assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte. Il verbale è il documento che maggiormente certifica la partecipazione alla vita associativa e pertanto dovrà descrivere non solo le modalità di partecipazione e di svolgimento della riunione, ma anche le modalità di espressione del voto.

Ogni delibera deve dimostrare i principi cardine dell’associazione, pertanto si rende necessario monitorare continuamente il loro rispetto durante la riunione:

• effettività del rapporto associativo;
• sovranità dell’assemblea;
• effettività della partecipazione alla vita associativa;
• eleggibilità libera degli organi amministrativi e democraticità nelle decisioni;
• corretto adempimento dei doveri degli amministratori;
• divieto di abuso di potere da parte degli amministratori.

Negli enti del Terzo settore è competenza inderogabile dell’assemblea la nomina degli organi sociali. Nelle associazioni del Terzo settore deve essere nominato un organo di amministrazione, che può avere diverse denominazioni (consiglio direttivo, consiglio esecutivo, etc.) e la nomina degli amministratori, salvo diversa previsione statutaria per le associazioni con numero di associati non inferiore a cinquecento, spetta all’assemblea (art. 26 dlgs 117/17). Il presidente dell’associazione, nel rispetto di quanto previsto dallo statuto, può essere eletto sia direttamente dall’assemblea sia nelle forme dell’elezione indiretta da parte dell’organo di amministrazione in un successivo momento. L’organo di controllo e il revisore legale dei conti sono organi la cui nomina da parte dell’assemblea è obbligatoria solo nei casi e con i requisiti previsti dagli articoli 30 e 31 dlgs 117/17 o se obbligatoriamente previsti in statuto. Altri organi sociali possono essere statutariamente previsti.

Il verbale di assemblea ordinaria di elezione degli organi sociali può essere utilizzato sia a seguito della naturale o anticipata scadenza del mandato precedente dell’organo, sia per l’elezione di un singolo componente mancante per il rispetto del numero legale da statuto (es. consigliere dimessosi). Entro 30 giorni dall’elezione è obbligatorio aggiornare i componenti dell’organo di amministrazione nel Runts. Se è cambiato il legale rappresentante, entro 30 giorni è obbligatorio aggiornare i dati del codice fiscale o della eventuale partita Iva presso l’Agenzia delle entrate.

Si ricorda di compilare il modello di esempio adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

Scarica l’esempio di verbale di assemblea ordinaria di elezione degli organi sociali

È necessario avere libri sociali completi ed esaustivi ma nel rispetto del principio di minimizzazione del dato raccolto, anche ai fini del diritto alla riservatezza.

Nel libro delle assemblee vanno riportate tutte le adunanze assembleari. Ad ogni verbale di assemblea è opportuno allegare:

• copia della lettera di convocazione che dimostri l’avvenuto invio a tutti i soci aventi diritto e il rispetto dei tempi di convocazione come da statuto;
• elenco presenti o “foglio firme” da cui sia possibile evincere i soci presenti;
• gli allegati che sono stati oggetto di discussione dell’assemblea;
• eventuali deleghe.

Il contenuto della delibera varia naturalmente a seconda dei casi, ma è sempre importante trovare un equilibrio tra l’esaustività del verbale, che riporti quanto è effettivamente stato discusso in assemblea, e la necessità di una sintesi pratica.

Se lo statuto prevede la prima e seconda convocazione dell’assemblea, indicare sempre di che convocazione si tratta. Se l’assemblea in prima convocazione non si è validamente costituita, redigere il verbale di assemblea deserta e specificarlo in apertura di assemblea in seconda convocazione riportandolo nel relativo verbale.

Generalmente i contenuti minimi di un verbale di assemblea sono i seguenti:

• ora e data di convocazione;
• sede dell’adunanza;
• modalità di convocazione dei soci;
• soci presenti (in proprio o per delega se consentito dallo statuto);
• amministratori presenti;
• membri organo di controllo o altri organi presenti;
• ordine del giorno (corrispondente all’ordine del giorno della convocazione);
• verifica dei quorum costitutivi per la validità dell’assemblea, specificando se in prima o seconda convocazione;
• nomina del presidente dell’assemblea e del segretario verbalizzante;
• svolgimento dell’assemblea;
• modalità di votazione;
• disposizioni sul voto come da statuto o regolamento (chi ha diritto, con che modalità, eventuali preclusioni al voto, etc.)
• risultati delle votazioni;
• interventi (sia previsti sia spontanei dei partecipanti) riportandone sinteticamente il contenuto;
• delibere adottate ed allegati;
• ora di chiusura dell’assemblea;
• firma del presidente e del segretario.

L’assistenza del segretario non è necessaria nel caso di verbale redatto da un notaio.

È possibile tenere i libri sociali con sistemi elettronici e/o telematici qualora gli stessi assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte.

Il verbale è il documento che maggiormente certifica la partecipazione alla vita associativa e pertanto dovrà descrivere, non solo le modalità di partecipazione e di svolgimento della riunione, ma anche le modalità di espressione del voto.

Ogni delibera deve dimostrare i principi cardine dell’associazione, pertanto si rende necessario monitorare continuamente il loro rispetto durante la riunione:

• effettività del rapporto associativo;
• sovranità dell’assemblea;
• effettività della partecipazione alla vita associativa;
• libertà di intervento a tutti gli associati;
• eleggibilità libera degli organi amministrativi e democraticità nelle decisioni;
• corretto adempimento dei doveri degli amministratori;
• divieto di abuso di potere da parte degli amministratori.

Gli enti del Terzo settore deliberano la modifica dello statuto dell’associazione con assemblea straordinaria con i quorum costitutivi e deliberativi previsti dallo statuto stesso, in conformità all’art. 22 cc. La delibera di modifica dello statuto è competenza inderogabile dell’assemblea. Entro 30 giorni dall’approvazione del nuovo statuto è obbligatorio registrare l’atto presso l’Agenzia delle entrate e depositarlo nel Runts.

Si ricorda di compilare il modello di esempio adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

Scarica un esempio di verbale di assemblea straordinaria di modifica dello statuto

È necessario avere libri sociali completi ed esaustivi ma nel rispetto del principio di minimizzazione del dato raccolto, anche ai fini del diritto alla riservatezza.

Nel libro delle assemblee vanno riportate tutte le adunanze assembleari. Ad ogni verbale di assemblea è opportuno allegare:

• copia della lettera di convocazione che dimostri l’avvenuto invio a tutti i soci aventi diritto e il rispetto dei tempi di convocazione come da statuto;
• elenco presenti o “foglio firme” da cui sia possibile evincere i soci presenti;
• gli allegati che sono stati oggetto di discussione dell’assemblea;
• eventuali deleghe.

Il contenuto della delibera varia naturalmente a seconda dei casi, ma è sempre importante trovare un equilibrio tra l’esaustività del verbale, che riporti quanto è effettivamente stato discusso in assemblea, e la necessità di una sintesi pratica.

Se lo statuto prevede la prima e seconda convocazione dell’assemblea, indicare sempre di che convocazione si tratta. Se l’assemblea in prima convocazione non si è validamente costituita, redigere il verbale di assemblea deserta e specificarlo in apertura di assemblea in seconda convocazione riportandolo nel relativo verbale.

Generalmente i contenuti minimi di un verbale di assemblea sono i seguenti:

• ora e data di convocazione;
• sede dell’adunanza;
• modalità di convocazione dei soci;
• soci presenti (in proprio o per delega se consentito dallo statuto);
• amministratori presenti;
• membri organo di controllo o altri organi presenti;
• ordine del giorno (corrispondente all’ordine del giorno della convocazione);
• verifica dei quorum costitutivi per la validità dell’assemblea, specificando se in prima o seconda convocazione;
• nomina del presidente dell’assemblea e del segretario verbalizzante;
• svolgimento dell’assemblea;
• modalità di votazione;
• disposizioni sul voto come da statuto o regolamento (chi ha diritto, con che modalità, eventuali preclusioni al voto, etc.)
• risultati delle votazioni;
• interventi (sia previsti sia spontanei dei partecipanti) riportandone sinteticamente il contenuto;
• delibere adottate ed allegati;
• ora di chiusura dell’assemblea;
• firma del presidente e del segretario.

L’assistenza del segretario non è necessaria nel caso di verbale redatto da un notaio.

È possibile tenere i libri sociali con sistemi elettronici e/o telematici qualora gli stessi assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte.

Il verbale è il documento che maggiormente certifica la partecipazione alla vita associativa e pertanto dovrà descrivere, non solo le modalità di partecipazione e di svolgimento della riunione, ma anche le modalità di espressione del voto.

Ogni delibera deve dimostrare i principi cardine dell’associazione, pertanto si rende necessario monitorare continuamente il loro rispetto durante la riunione:

• effettività del rapporto associativo;
• sovranità dell’assemblea;
• effettività della partecipazione alla vita associativa;
• libertà di intervento a tutti gli associati;
• eleggibilità libera degli organi amministrativi e democraticità nelle decisioni;
• corretto adempimento dei doveri degli amministratori;
• divieto di abuso di potere da parte degli amministratori.

Gli enti del Terzo settore deliberano lo scioglimento dell’associazione con assemblea straordinaria con i quorum costitutivi e deliberativi previsti dallo statuto stesso in conformità all’articolo 21 cc. La delibera sullo scioglimento, trasformazione, fusione o scissione dell’associazione è competenza inderogabile dell’assemblea.

Si ricorda di compilare il modello di esempio adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

Scarica un esempio di verbale di assemblea straordinaria di scioglimento dell’associazione

È necessario avere libri sociali completi ed esaustivi ma nel rispetto del principio di minimizzazione del dato raccolto, anche ai fini del diritto alla riservatezza.

Nel libro delle assemblee vanno riportate tutte le adunanze assembleari. Ad ogni verbale di assemblea è opportuno allegare:

• copia della lettera di convocazione che dimostri l’avvenuto invio a tutti i soci aventi diritto e il rispetto dei tempi di convocazione come da statuto;
• elenco presenti o “foglio firme” da cui sia possibile evincere i soci presenti;
• gli allegati che sono stati oggetto di discussione dell’assemblea;
• eventuali deleghe.

Il contenuto della delibera varia naturalmente a seconda dei casi, ma è sempre importante trovare un equilibrio tra l’esaustività del verbale che riporti quanto è effettivamente stato discusso in assemblea e la necessità di una sintesi pratica.

Se lo statuto prevede la prima e seconda convocazione dell’assemblea, indicare sempre di che convocazione si tratta. Se l’assemblea in prima convocazione non si è validamente costituita, redigere il verbale di assemblea deserta e specificarlo in apertura di assemblea in seconda convocazione riportandolo nel relativo verbale.

Generalmente i contenuti minimi di un verbale di assemblea sono i seguenti:

• ora e data di convocazione;
• sede dell’adunanza;
• modalità di convocazione dei soci;
• soci presenti (in proprio o per delega se consentito dallo statuto);
• amministratori presenti;
• membri organo di controllo o altri organi presenti;
• ordine del giorno (corrispondente all’ordine del giorno della convocazione);
• verifica dei quorum costitutivi per la validità dell’assemblea, specificando se in prima o seconda convocazione;
• nomina del presidente dell’assemblea e del segretario verbalizzante;
• svolgimento dell’assemblea;
• modalità di votazione;
• disposizioni sul voto come da statuto o regolamento (chi ha diritto, con che modalità, eventuali preclusioni al voto, etc.)
• risultati delle votazioni;
• interventi (sia previsti sia spontanei dei partecipanti) riportandone sinteticamente il contenuto;
• delibere adottate ed allegati;
• ora di chiusura dell’assemblea;
• firma del presidente e del segretario.

L’assistenza del segretario non è necessaria nel caso di verbale redatto da un notaio.

È possibile tenere i libri sociali con sistemi elettronici e/o telematici qualora gli stessi assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte.

Il verbale è il documento che maggiormente certifica la partecipazione alla vita associativa e pertanto dovrà descrivere, non solo le modalità di partecipazione e di svolgimento della riunione, ma anche le modalità di espressione del voto.

Ogni delibera deve dimostrare i principi cardine dell’associazione, pertanto si rende necessario monitorare continuamente il loro rispetto durante la riunione:

• effettività del rapporto associativo;
• sovranità dell’assemblea;
• effettività della partecipazione alla vita associativa;
• eleggibilità libera degli organi amministrativi;
• corretto adempimento dei doveri degli amministratori;
• divieto di abuso di potere da parte degli amministratori.

Il verbale dell’assemblea telematica avrà le stesse caratteristiche dei verbali delle assemblee in presenza ma, in ragione della delicatezza della partecipazione in modalità telematica dei soci, dovrà descrivere in maniera analitica le modalità di presenza virtuale, di intervento e di voto evidenziando le operazioni di accertamento da parte del presidente.

Il presente format di assemblea telematica si può utilizzare adattandolo alle diverse tipologie di assemblea presenti in altri modelli: assemblea straordinaria, assemblea di approvazione del bilancio, etc.

Si ricorda di compilare il modello di esempio adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

Scarica un esempio di verbale di assemblea telematica

È necessario avere libri sociali completi ed esaustivi ma nel rispetto del principio di minimizzazione del dato raccolto, anche ai fini del diritto alla riservatezza.

Nel libro dei verbali dell’organo di amministrazione vanno riportate tutti i verbali delle riunioni. Ad ogni verbale è opportuno allegare:

• copia della lettera di convocazione che dimostri l’avvenuto invio a tutti gli amministratori aventi diritto e il rispetto dei tempi di convocazione come da statuto;
• gli allegati che sono stati oggetto di discussione della riunione.

Il contenuto della delibera varia naturalmente a seconda dei casi, ma è sempre importante trovare un equilibrio tra l’esaustività del verbale che riporti quanto è effettivamente stato discusso in assemblea e la necessità di una sintesi pratica.

Generalmente i contenuti minimi di un verbale di organo di amministrazione sono i seguenti:

• ora e data di convocazione;
• sede dell’adunanza;
• modalità di convocazione;
• amministratori presenti;
• membri organo di controllo o altri organi presenti;
• ordine del giorno (corrispondente all’ordine del giorno della convocazione);
• verifica dei quorum costitutivi per la validità della riunione dell’organo di amministrazione;
• svolgimento della riunione;
• modalità e risultati della votazione;
• interventi (sia previsti sia spontanei dei partecipanti) riportandone sinteticamente il contenuto;
• delibere adottate ed allegati;
• ora di chiusura della riunione;
• firma del presidente e del segretario.

È possibile tenere i libri sociali con sistemi elettronici e/o telematici qualora gli stessi assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte.

Il verbale è il documento che maggiormente certifica la partecipazione alla vita associativa e pertanto dovrà descrivere, non solo le modalità di partecipazione e di svolgimento della riunione, ma anche le modalità di espressione del voto.

Nel modello sono riportati alcuni esempi di oggetti di delibera dell’organo di amministrazione, è importante in conformità allo statuto che tali compiti siano di competenza di tale organo e non attribuiti ad altri organi, in particolare nel caso di ammissione o esclusione dell’associato.

Si ricorda di compilare il modello di proposta adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

Scarica un esempio di verbale di assemblea di organo di amministrazione

Si raccomanda anche l’approfondimento del documento del Cndcec “Norme di comportamento dell’Organo di controllo degli enti del Terzo settore”.

Si ricorda di compilare il modello di proposta adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

A cura del Consiglio nazionale dei dottori commercialisti e degli esperti contabili.

Scarica le procedure e i formulari per i verbali relativi alle operazioni dell’organo di controllo degli enti del Terzo Settore

Generalmente i contenuti minimi di una convocazione sono i seguenti:

• data e numero della convocazione;
• ordine del giorno (corrispondente all’ordine del giorno del verbale);
• riferimenti agli articoli di statuto o di regolamenti che disciplinano le modalità e i termini di convocazione;
• riferimento all’eventuale evento che ha determinato la necessità/richiesta di una convocazione;
• indicazione della possibilità di delega come da statuto (a chi, con che modalità, con che formalità);
• indicazione della eventuale modalità di giustificazione di assenza e delle eventuali conseguenze dell’assenza se previsto dallo statuto;
• descrizione di eventuali quorum costitutivi o deliberativi;
• disposizioni sul voto come da statuto o regolamenti (chi ha diritto, con che modalità, eventuali preclusioni al voto, etc.)
• se assemblea elettiva, descrizione di modalità di presentazione candidature, requisiti, documenti da inviare, etc. come disposto da statuto o regolamenti;
• riferimento ad eventuali allegati utili ai fini dell’adunanza (es. modello di delega);
• data, luogo e modalità con i quali si terrà l’adunanza, sia in prima che in seconda convocazione;
• firma del presidente o comunque del soggetto che convoca l’adunanza.

La convocazione, che dovrà essere inviata con le modalità e nei termini stabiliti a tutti i soci aventi diritto, potrà essere archiviata unitamente al verbale di assemblea, anche divenendone allegato.

Anche la convocazione, così come la delibera, deve dimostrare i principi cardine dell’associazione, pertanto si rende necessario dare evidenza del rispetto dei seguenti principi:

• effettività del rapporto associativo;
• sovranità dell’assemblea;
• effettività della partecipazione alla vita associativa;
• eleggibilità libera degli organi amministrativi e democraticità nelle decisioni;
• libertà di intervento a tutti gli associati;
• corretto adempimento dei doveri degli amministratori;
• divieto di abuso di potere da parte degli amministratori.

Si ricorda di compilare il modello di esempio adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

Scarica un esempio di convocazione di assemblea ordinaria

Generalmente i contenuti minimi di una convocazione sono i seguenti:

• data e numero della convocazione;
• ordine del giorno (corrispondente all’ordine del giorno del verbale);
• riferimenti agli articoli di statuto o di regolamenti che disciplinano le modalità e i termini di convocazione;
• riferimento all’eventuale evento che ha determinato la necessità/richiesta di una convocazione;
• indicazione della possibilità di delega come da statuto (a chi, con che modalità, con che formalità);
• indicazione della eventuale modalità di giustificazione di assenza e delle eventuali conseguenze dell’assenza se previsto dallo statuto;
• descrizione di eventuali quorum costitutivi o deliberativi;
• disposizioni sul voto come da statuto o regolamenti (chi ha diritto, con che modalità, eventuali preclusioni al voto, etc.)
• se assemblea elettiva, descrizione di modalità di presentazione candidature, requisiti, documenti da inviare, etc. come disposto da statuto o regolamenti;
• riferimento ad eventuali allegati utili ai fini dell’adunanza (es. modello di delega);
• data, luogo e modalità con i quali si terrà l’adunanza, sia in prima che in seconda convocazione;
• firma del presidente o comunque del soggetto che convoca l’adunanza.

La convocazione, che dovrà essere inviata con le modalità e nei termini stabiliti a tutti i soci aventi diritto, potrà essere archiviata unitamente al verbale di assemblea, anche divenendone allegato.

Anche la convocazione, così come la delibera, deve dimostrare i principi cardine dell’associazione, pertanto si rende necessario dare evidenza del rispetto dei seguenti principi:

• effettività del rapporto associativo;
• sovranità dell’assemblea;
• effettività della partecipazione alla vita associativa;
• eleggibilità libera degli organi amministrativi e democraticità nelle decisioni;
• libertà di intervento a tutti gli associati;
• corretto adempimento dei doveri degli amministratori;
• divieto di abuso di potere da parte degli amministratori.

Gli enti del Terzo settore deliberano la modifica dello statuto e lo scioglimento dell’associazione con assemblea straordinaria con i quorum costitutivi e deliberativi previsti dallo statuto stesso, in conformità all’art. 22 cc. La delibera di modifica dello statuto e quella di scioglimento, trasformazione, fusione o scissione dell’associazione sono di competenza inderogabile dell’assemblea.

Si ricorda di compilare il modello di esempio adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

Scarica un esempio di convocazione di assemblea straordinaria

Generalmente i contenuti minimi di una convocazione sono i seguenti:

• data e numero della convocazione;
• ordine del giorno (corrispondente all’ordine del giorno del verbale);
• riferimenti agli articoli di statuto o di regolamenti che disciplinano le modalità e i termini di convocazione;
• riferimento all’eventuale evento che ha determinato la necessità/richiesta di una convocazione;
• indicazione della eventuale modalità di giustificazione di assenza e delle eventuali conseguenze dell’assenza se previsto dallo statuto;
• descrizione di eventuali quorum costitutivi o deliberativi;
• disposizioni sul voto come da statuto o regolamenti (chi ha diritto, con che modalità, eventuali preclusioni al voto, etc.)
• se riunione elettiva, descrizione di modalità di presentazione candidature, requisiti, documenti da inviare, etc. come disposto da statuto o regolamenti;
• riferimento ad eventuali allegati utili ai fini della riunione dell’organo di amministrazione (es. modello di delega);
• data, luogo e modalità con i quali si terrà la riunione dell’organo di amministrazione;
• firma del presidente o comunque del soggetto che convoca.

La convocazione, che dovrà essere inviata con le modalità e nei termini stabiliti a tutti gli amministratori, potrà essere archiviata unitamente al verbale di organo di amministrazione, anche divenendone allegato.

Anche la convocazione, così come la delibera, deve dimostrare i principi cardine dell’associazione, pertanto si rende necessario dare evidenza del rispetto dei seguenti principi:

• effettività del rapporto associativo;
• eleggibilità libera degli organi amministrativi e democraticità nelle decisioni;
• libertà di intervento a tutti gli intervenuti;
• corretto adempimento dei doveri degli amministratori;
• divieto di abuso di potere da parte degli amministratori.

Si ricorda di compilare il modello di esempio adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

Scarica un esempio di convocazione dell’organo di amministrazione

Lo scioglimento del rapporto associativo può avvenire:

• per morte dell’associato;
• per recesso dell’associato;
• per esclusione dell’associato;
• perché è venuto meno un requisito richiesto per essere associato.

L’associato che intende non fare più parte dell’ente associativo può sempre recedere dall’associazione ed è tenuto a rispettare le modalità previste per la comunicazione di recesso dall’atto costitutivo, dallo statuto o da eventuali regolamenti in uso.

Solitamente anche negli enti associativi non riconosciuti la dichiarazione di recesso deve essere comunicata per iscritto agli amministratori, ma può essere prevista dallo statuto altra modalità o altro organo cui trasmetterla. Dalla data di efficacia del recesso vengono meno i diritti e i doveri relativi allo status di associato. Gli associati che abbiano receduto non possono vedersi restituiti eventuali contributi versati e non hanno alcun diritto sul patrimonio dell’associazione. La qualità di associato non è trasmissibile, salvo che la trasmissione sia consentita dall’atto costitutivo o dallo statuto.

Il recesso sarà efficace con le modalità e i termini previsti dallo statuto, pur dovendo essere in qualsiasi momento possibile il recesso per giusta causa a causa del verificarsi di un mutamento di un contenuto essenziale del rapporto associativo. È importante che l’ente, al momento dell’aggiornamento del Libro associati, adegui il trattamento dei dati (es. cancellazione dei dati, salvataggio di alcuni dati ai fini dell’archiviazione etc.) dell’ex associato in conformità a quanto descritto nell’informativa privacy trasmessa al momento dell’adesione. 

Si ricorda di compilare il modello di proposta adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

Scarica un esempio di comunicazione recesso associato

Lo scioglimento del rapporto associativo può avvenire:

• per morte dell’associato;
• per recesso dell’associato;
• per esclusione dell’associato;
• perché è venuto meno un requisito richiesto per essere associato.

Per gli enti associativi del Terzo settore, la procedura di esclusione non è particolarmente disciplinata, contrariamente a quanto avviene per l’ammissione, se non nell’inserimento tra le competenze inderogabili dell’assemblea se l’atto costitutivo o lo statuto non attribuiscono la relativa competenza ad altro organo eletto dalla medesima.

L’esclusione d’un associato non può essere deliberata dall’assemblea che per gravi motivi, un concetto relativo da analizzare alla luce delle disposizioni statutarie. La disciplina dell’esclusione dovrà essere disciplinata nell’atto costitutivo e nello statuto ed essere adeguatamente comunicata al soggetto, unitamente alle motivazioni alla base e ai suoi diritti relativamente alla impugnazione e al contraddittorio. L’associato può ricorrere all’autorità giudiziaria entro sei mesi dal giorno in cui gli è stata notificata la deliberazione.

È importante che l’ente, al momento dell’aggiornamento del Libro associati, adegui il trattamento dei dati (es. cancellazione dei dati, salvataggio di alcuni dati ai fini dell’archiviazione etc.) dell’ex associato in conformità a quanto descritto nell’informativa privacy trasmessa al momento dell’adesione.

Si ricorda di compilare il modello di esempio adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

Scarica un esempio di comunicazione esclusione da associato

Il componente dell’organo di amministrazione che non intenda più ricoprire tale carica può sempre dimettersi ed essendo le dimissioni da amministratore indipendenti dal recesso in qualità di associato, nel caso in cui sia associato e per l’appunto intenda recedere anche da questo status, dovrà precisarlo nella comunicazione stessa e adattarla oppure, se modalità e organi destinatari sono differenti, prevedere una diversa comunicazione.

La comunicazione delle dimissioni dovrà essere trasmessa per iscritto all’organo di amministrazione o al presidente dell’organo di amministrazione, ma può essere prevista dallo statuto o dal regolamento, una specifica modalità o altro organo cui debba avvenire l’inoltro. È opportuno che sia prevista dallo statuto o dai regolamenti una modalità di accettazione e di perfezionamento delle dimissioni, anche per l’eventuale assunzione dei poteri legati ad uno specifico incarico che l’amministratore poteva ricoprire (es. tesoriere).

A seguito delle dimissioni dell’amministratore l’organizzazione dovrà provvedere all’integrazione del numero legale di amministratori come disposto da statuto e da delibere assembleari con le modalità previste, in primis con il ricordo all’elezione del nuovo componente dell’organo di amministrazione in assemblea. Tra le modalità previste per il reintegro del numero legale di amministratori non può essere prevista la cooptazione per le associazioni del Terzo settore, non è considerata tale l’ipotesi in cui sia previsto che all’amministratore dimesso subentri il primo tra i non eletti nel corso dell’ultima elezione, nell’ordine di preferenza risultante dalla graduatoria finale.

Le variazioni relative ai soggetti titolari di cariche sociali comportano l’obbligo di aggiornamento nel registro unico nazionale del Terzo settore (Runts) entro trenta giorni decorrenti dalla modifica.

Si ricorda di compilare il modello di esempio adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

Scarica un esempio di comunicazione di dimissione da amministratore